Digitalisierung in Hotels: Erste Schritte

Digitale Tools können einen erheblichen Unterschied für Hotels und Gäste machen: Sie machen die Arbeit leichter und effizienter, während das Gasterlebnis noch reibungsloser wird. Ihr möchtet loslegen, wisst aber nicht so recht, wo ihr starten sollt? Unser Schritt-für-Schritt-Leitfaden zeigt, wie ihr ein Digitalisierungsprojekt in eurem Hotel möglichst stressfrei starten könnt.

1. Probleme benennen und Ziele festlegen

Das Wichtigste zuerst: Wieso möchtet ihr überhaupt in Digitalisierung investieren? Sie hilft besonders dann, wenn Prozesse verbessert werden, die aktuell noch nicht ganz rund laufen, sehr viel Zeit in Anspruch nehmen oder hohe Kosten verursachen.

Der Start ist also immer eine Überprüfung des Status Quo. Was möchtet ihr erreichen? Was funktioniert gerade noch nicht so gut, wie es sollte? Möchtet ihr das Team entlasten oder die Zimmerauslastung effizienter gestalten

Wenn ihr euch darüber im Klaren seid, was ein Upgrade bewirken kann, ist der erste Schritt auf der Suche nach einer guten Lösung bereits getan.

2. Ist-Zustand erheben

Bestimmt habt ihr schon früher einmal überdigitale Tools nachgedacht oder habt bereits einige Prozesse digitalisiert. Wenn ihr ohnehin über Tools nachdenkt, ist jetzt auch ein guter Zeitpunkt, um eine Bilanz zu ziehen. Welche Lösung funktioniert gut, welche will einfach nicht in eure Prozesse passen? Mit welchen Anwendungen arbeitet das Team gerne, mit welchen seid ihr eher unzufrieden?

Stellt am besten eine Liste aller Tools auf, die bereits im Einsatz sind. Auch euer PMS- und/ oder POS-System solltet ihr genauer betrachten, denn viele digitale Lösungen funktionieren dann besonders gut, wenn sie mit den Kernsystemen verbunden werden.

Nach der Bestandsaufnahme geht es an die Bewertung: Wie zufrieden seid ihr wirklich? Welche Funktionen sind unerlässlich? Wenn ihr zufrieden seid oder ein Wechsel zu aufwändig ist, solltet ihr euch mit Systemen beschäftigen, die mit euren bestehenden Systemen zusammenarbeiten können. Falls ein Wechsel denkbar ist, stehen euch im späteren Schritt, dem Vergleich der Lösungen, mehr Anbieter zur Auswahl.

Schließlich solltet ihr bei der Erhebung des Ist-Zustandes auch das Budget betrachten.

Wieviel Budget steht für die digitale Transformation eures Hotels zur Verfügung? Bedenkt bei der Berechnung auch, dass der gezielte Einsatz von digitalen Tools dabei helfen kann, die laufenden Kosten zu senken.

3. Team und Gäste einbeziehen

Die Einführung neuer Tools bedeutet immer eine Veränderung in den Arbeitsabläufen. Mögliche Überforderung oder Unzufriedenheit könnt ihr vorbeugen, indem ihr das gesamte Team frühzeitig in das Projekt einbezieht. Was würde dem Team wirklich helfen? Wie affin ist das Team in der Nutzung digitaler Lösungen? Welche Sorgen gibt es möglicherweise? Sprecht mit dem gesamten Team und bezieht es frühzeitig in das Digitalisierungsprojekt mit ein. So könnt ihr Sorgen rechtzeitig adressieren und auflösen.

Das Team kann auch dabei helfen, die Wünsche deiner Gäste einzuschätzen oder zu erfragen. Manch ein Gast wünscht sich vielleicht den persönlichen Kontakt während des Check-ins, während andere Gäste dankbar für eine rundum digital Erfahrung sind. Könnt ihr komplett auf einen Front Desk verzichten oder ist eine hybride Lösung für euch die bessere Wahl?

4. Lösungen vergleichen

Das Angebot ist groß und kann überfordernd wirken, zeigt aber einmal mehr: Die Branche setzt sich intensiv mit dem Thema auseinander. Ihr habt jetzt zwar die Qual der Wahl, könnt aber fast sicher sein, dass es eine Lösung gibt, die richtig gut euren individuellen Anforderungen passt. zu Im Folgenden findet ihr einige Fragen, die euch bei der Auswahl eines Digitalisierungspartners helfen können.

⁃    Welche Funktionen sind für euch unerlässlich?

⁃    Passt die Lösung zu meinem Budget?

⁃    Möchtet ihr verschiedene Funktionen mit einer Lösung abdecken? Oder ist es für euch kein Problem, für jede Funktion ein anderes Tool zu nutzen?

Die Angebote auf dem Markt unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihres Spezialisierungsgrades. Während einige Lösungen sich auf einzelne Schritte der Guest Journey fokussieren, also z. B. die Kommunikation mit dem Gast oder das Erstellen einer digitalen Gästemappe, gibt es mittlerweile einige Plattformen, die viele verschiedene Funktionen bündeln.

luca ist eine solche ganzheitliche Lösung, die mit bestehenden Systemen zusammenarbeiten kann und alle gästezugewandten Prozesse in einer Plattform zusammenführt. Darüber hinaus gibt es PMS-Systeme, die ihr Angebot um gästezugewandte Prozesse erweitern.

⁃    Passt das Angebot zu euren Tools, die bereits in Benutzung sind?

Falls ihr euch im Schritt 3 dafür entschieden habt, dass ihr bei eurem bestehenden System bleiben möchtet, solltet ihr sicherstellen, dass die neue Lösung damit kompatibel ist – denn nur so holt ihr das Beste aus den Systemen heraus.  

Für den Fall, dass euch eine neue Anwendung so gut gefällt, dass ihr auch einen Wechsel des PMS-Systems in Kauf nehmen würdet, können euch gute Anbieter auch dabei unterstützen, ein PMS-System zu finden, das euch zukunftsfähig aufstellt.

⁃    Wie gut sind die Anwender erreichbar? Ist euch das wichtig?

Im besten Fall integriert sich das neue System reibungslos in eure bestehenden Prozesse. Die Schwierigkeit liegt darin, dass jedes Hotel individuelle Anforderungen hat, an die das System erst einmal angepasst werden muss.

luca versteht sich als Digitalisierungspartner der Hotels. Dazu gehört auch, dass das Team jederzeit für Fragen erreichbar ist.

5. Kontakt aufnehmen

Seid ihr bereit, euch einfach und unverbindlich eine Lösung vorstellen zu lassen? Dann meldet euch noch heute bei unserem Team – wir freuen uns schon darauf, euch luca vorzustellen!

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